Cómo enviar un cheque por correo de forma segura y qué hacer si se pierde

¿Es seguro enviar un cheque por correo?

La mayoría del correo llega sin problemas; el Servicio de Inspección Postal afirma que la gran mayoría de las cartas y los paquetes llegan a su destino. Pero los cheques son uno de los objetivos preferidos. En una alerta del 27 de febrero de 2023, FinCEN describió un aumento a escala nacional del fraude con cheques vinculado al robo de correo e informó de que los bancos presentaron más de 680,000 reportes de actividades sospechosas por fraude con cheques en 2022, casi el doble del total de 2021.

Según esa alerta, los ladrones tienen como objetivo los buzones azules de recolección, los buzones residenciales sin protección y los buzones colectivos, cada vez más mediante llaves Arrow Keys de USPS auténticas o falsificadas. Después “lavan” los cheques robados con productos químicos, escriben el nombre de un nuevo beneficiario y, a menudo, aumentan el importe. USPS informó de 38,500 incidentes de robo de grandes volúmenes de correo de receptáculos postales, incluidos los buzones azules de recolección, en el año fiscal 2022, y en 2023 anunció buzones de recolección de alta seguridad y cerraduras electrónicas como respuesta.

FinCEN afirma que los ladrones roban todo tipo de cheques, desde cheques personales y empresariales hasta reembolsos de impuestos y pagos de prestaciones, y que los cheques empresariales pueden ser especialmente valiosos porque las cuentas suelen tener fondos abundantes y el fraude puede tardar más en detectarse. Algunos estafadores prescinden del lavado y utilizan fotocopiadoras o escáneres para imprimir copias falsas; el Servicio de Inspección Postal afirma que los inspectores recuperan cada año más de $1 mil millones en cheques y giros postales falsificados. Enviar un cheque por correo sigue siendo viable si cierras las brechas que aprovechan los ladrones: un cheque que se puede alterar, correo que se deja en un buzón y nadie que vigile la cuenta después.

• Alerta de FinCEN sobre el fraude con cheques relacionado con el robo de correo (PDF)
• USPIS: Lavado de cheques

Cómo llenar un cheque para que sea difícil alterarlo

El lavado funciona con tinta que se puede eliminar y con espacios que se pueden rellenar. La OCC, el organismo regulador de los bancos nacionales, afirma que la tinta de gel negra es muy resistente al lavado de cheques, y el Servicio de Inspección Postal y la Asociación de Banqueros Estadounidenses recomiendan bolígrafos de tinta negra indeleble.

1. Escribe con tinta negra indeleble, por ejemplo, con un bolígrafo de gel negro.
2. Escribe el nombre completo del beneficiario exactamente como te lo haya indicado y no dejes espacios en blanco en las líneas del beneficiario o del importe.
3. Utiliza la línea de concepto para el número de cuenta o de factura que necesite el beneficiario, no para datos personales.
4. No escribas tu número de Seguro Social, números de tarjetas, número de licencia de conducir ni número de teléfono en el cheque, salvo que el beneficiario lo exija.
5. Firma el cheque al final, una vez que hayas completado todo lo demás.

• OCC: Fraude con cheques
• USPIS y ABA: consejos sobre el fraude con cheques
• Cómo llenar un cheque, paso a paso

Dónde depositar un cheque para enviarlo

No dejes un cheque para enviar en tu buzón con la banderita levantada. El propio USPS aconseja no dejar el correo entrante o saliente en el buzón y depositar el correo saliente dentro de tu oficina de correos local, en tu lugar de trabajo o entregándoselo a un cartero. La OCC recomienda las ranuras para cartas que hay dentro de la oficina de correos cuando envías cheques.

Si utilizas un buzón azul de recolección, el Servicio de Inspección Postal indica que debes depositar el correo antes de la última recogida del día en lugar de dejarlo esperando hasta la siguiente recogida.

• USPS: Project Safe Delivery y consejos para prevenir el robo de correo
• USPIS: Robo de correo y paquetes

Elige un sobre que oculte el cheque

El Servicio de Inspección Postal y la Asociación de Banqueros Estadounidenses recomiendan sobres de seguridad para ocultar el contenido del correo. Envuelve también el cheque en una hoja de papel doblada o en el talón de pago. Si el beneficiario te envió un sobre con ventana, asegúrate de que solo se vea la dirección a través de ella, no el cheque.

Nunca incluyas dinero en efectivo junto con el cheque. La primera regla del Servicio de Inspección Postal para el correo de valor es no arriesgarse a enviar efectivo en ningún caso.

• USPIS y ABA: consejos sobre el fraude con cheques

¿Cuál es la forma más segura de enviar un cheque por correo con USPS?

Una estampilla First-Class permite que el cheque llegue, pero no te proporciona ningún comprobante. Certified Mail añade un recibo de envío y seguimiento, y USPS conserva un registro de entrega que incluye la firma del destinatario. Circula como correo ordinario y no incluye seguro.

Registered Mail es el servicio más seguro que ofrece USPS. Se rastrea mediante un sistema de recibos desde la aceptación hasta la entrega, y debes entregárselo a un empleado de atención al público en una oficina de correos o a un cartero rural. USPS trata un cheque como un instrumento no negociable: no declaras ningún valor, o declaras su costo de reposición si quieres un seguro postal. Por lo tanto, el seguro cubre el costo de reponer el cheque, no su importe nominal.

• Registered Mail frente a Certified Mail
• Costo de Certified Mail
• Manual de correo nacional de USPS 503: Servicios adicionales

¿Es seguro enviar un cheque de $10,000 por correo?

Un cheque de un importe elevado enfrenta los mismos riesgos que uno de un importe pequeño, pero con más en juego, y FinCEN señala que los estafadores suelen aumentar el importe de los cheques lavados. Si lo envías por correo, Registered Mail es la opción más sólida de USPS, pero recuerda que su seguro cubre el costo de reposición, no los $10,000.

Para sumas elevadas, pregunta al beneficiario si acepta un pago electrónico. El Servicio de Inspección Postal y la Asociación de Banqueros Estadounidenses recomiendan considerar los cheques electrónicos, los pagos ACH y otros pagos electrónicos en lugar de los cheques en papel. Elijas lo que elijas, llama al beneficiario para confirmar que el cheque llegó.

• Alerta de FinCEN sobre el fraude con cheques relacionado con el robo de correo (PDF)

Haz seguimiento del cheque hasta que se cobre

Vigila tu cuenta hasta que se pague el cheque. La OCC recomienda activar alertas de la cuenta para todas las transacciones y revisar los estados de cuenta con frecuencia. Si tu banco muestra imágenes de los cheques pagados, el Servicio de Inspección Postal y la Asociación de Banqueros Estadounidenses indican que también debes revisar el reverso: el endoso debe coincidir con el beneficiario, porque los delincuentes a veces depositan un cheque robado sin alterarlo.

Después, confirma con el beneficiario que el cheque llegó, como recomiendan USPIS y la ABA. Si eres tú quien espera un cheque, recoge el correo sin demora y, si no llega cuando se espera, comunícate de inmediato con el remitente; el servicio Informed Delivery de USPS envía por correo electrónico una vista previa diaria de las cartas que está previsto que recibas.

• OCC Safe Money: Fraude con cheques (PDF)

Qué hacer si un cheque enviado por correo se pierde o es robado

Si el beneficiario dice que el cheque nunca llegó y aún no se ha cobrado, comunícate de inmediato con tu banco para suspender el pago. La CFPB señala que los bancos pueden cobrar una comisión y que los procedimientos varían; según las leyes de la mayoría de los estados, una solicitud escrita de suspensión de pago presentada antes de que se procese el cheque impide su cobro durante seis meses, y en algunos casos la suspensión dura un año. Para impedir su cobro definitivamente, puedes cerrar la cuenta y abrir una nueva.

Si otra persona cobró el cheque, avisa a tu banco lo antes posible; la CFPB indica que tus derechos dependen de si se procesó como una transferencia electrónica o como un cheque. FinCEN señala que los ladrones también pueden falsificar nuevos cheques a partir de los números de ruta bancaria y de cuenta de uno robado, por lo que la OCC recomienda preguntar a tu banco sobre la posibilidad de cerrar la cuenta y abrir una nueva.

Denuncia el robo al Servicio de Inspección Postal en línea o al 1-877-876-2455, y presenta una denuncia policial, conservando una copia para tu banco, como recomienda la OCC.

• CFPB: ¿Cómo suspendo el pago de un cheque?
• CFPB: Cheque no autorizado en mi cuenta
• USPIS: Denunciar un delito
• Correo perdido de USPS: búsqueda Missing Mail y reclamaciones

Enviar la carta que acompaña a tu cheque

El cheque va en tu propio sobre, ya que IRIS no puede incluir pagos. IRIS imprime el PDF que subas y lo envía a una dirección de Estados Unidos por First-Class Mail.

Lo que IRIS sí puede enviar por correo es la documentación relacionada con un pago: una carta de presentación que explique para qué es el cheque, o una carta para impugnar un cargo, desde $3.20 por una página en blanco y negro. Añade Certified Mail por un total de $10.15 para una carta de una página, con seguimiento en la página de tu pedido.

• Enviar una carta en línea
• Cartas por Certified Mail
• Cómo llenar un giro postal