Cuándo debe una empresa enviar formularios en papel por correo

Razones por las que un formulario en papel puede seguir siendo útil

Establezca un proceso controlado para enviar formularios por correo

1. Designe a una persona responsable del formulario vigente.

   Registre la fecha de revisión y la fuente.

2. Apruebe el PDF exacto antes de enviarlo por correo.

   Bloquee los cambios después de la aprobación para que las copias impresas coincidan con la versión revisada.

3. Confirme los datos del destinatario.

   Use solo la información mínima necesaria para dirigir el envío y completar el formulario.

4. Defina el método de devolución.

   Indique adónde debe enviar el destinatario el formulario completado y qué fecha límite corresponde.

5. Elija el tipo de registro postal.

   Use correo ordinario para formularios de rutina o un servicio de seguimiento que cumpla los requisitos cuando sea importante contar con un registro de aceptación postal.

6. Conserve el expediente del envío.

   Conserve el PDF aprobado, la dirección del destinatario, la fecha de envío y los eventos postales disponibles de acuerdo con la política de conservación de documentos de la organización.

• Planifique un paquete de bienvenida para clientes en PDF
• Conecte las facturas finalizadas con el envío por correo

Revise cuidadosamente cada envío

Cada compra en IRIS envía un PDF aprobado a una sola dirección, y usted revisa el documento, la dirección y el precio antes de pagar. ¿Necesita enviar el mismo formulario a una lista de clientes o de forma recurrente? Cuéntenos lo que necesita y le responderemos con una cotización por volumen.

• Consulte sobre envíos por volumen
• Elija un flujo de trabajo de envíos empresariales
• Compare las funciones del sitio web y las funciones para desarrolladores

Proteja la información del cliente

El papel pasa por la impresión, el manejo postal y la sala de correo del destinatario. Incluya únicamente los datos personales y de la cuenta que el formulario necesite. Las cartas y los formularios que contengan un número de Seguro Social, de Medicare o de identificación fiscal deben ir en un sobre sellado; nunca incluya números de identificación en una tarjeta postal. No incluya en el PDF números de tarjetas de pago, contraseñas ni expedientes médicos altamente confidenciales. Cumpla con las obligaciones de privacidad y conservación de documentos de su organización.